Trouwkaarten versturen: wanneer, wat erop moet en wat het kost

Trouwkaarten verstuur je acht tot tien weken voor de bruiloft, met een RSVP-deadline drie weken voor de dag zelf. Een save the date gaat eerder de deur uit, meestal zes tot twaalf maanden vooruit, en is bedoeld om de datum te blokkeren, niet om alle details te geven.

Deze gids loopt de hele route langs: de tijdlijn in weken, wat er verplicht op een trouwkaart hoort, wat je weglaat, hoe je gevoelige verzoeken netjes formuleert, en wat papier en porto in 2026 kosten. Met voorbeeldteksten om over te nemen.

Wanneer moet je trouwkaarten versturen?

Acht tot tien weken voor de bruiloft is het richtpunt. Vroeger versturen betekent dat gasten de kaart wegleggen en vergeten; later versturen betekent dat je met halve antwoorden bij de catering staat.

Voor een kleine, informele bruiloft kun je terug naar zes weken. Bij een bruiloft in het buitenland ga je naar twaalf weken of meer, plus een vroege save the date.

Let op een verandering die veel mensen missen: sinds 12 juli 2026 doet PostNL over standaardpost twee werkdagen in plaats van één. Reken bij je verzenddatum dus op een paar dagen extra. Waar het drukwerk in de rest van de planning valt, staat in het stappenplan om een bruiloft te organiseren.

Waarom is een RSVP-deadline drie weken voor de dag realistisch?

Omdat er ná die deadline nog werk ligt dat niet kan wachten. De catering en de locatie willen definitieve aantallen meestal twee weken van tevoren, inclusief dieetwensen. Daartussen zit precies de week die je nodig hebt om de mensen na te bellen die niet gereageerd hebben, en dat zijn er altijd meer dan je denkt.

Zet de deadline eerder en gasten stellen hun antwoord alsnog uit tot ze weten of ze kunnen. Zet hem later en je hebt geen ruimte meer om te schuiven met tafels. Drie weken is het punt waarop je nog kunt handelen.

Een praktische regel: wie op de deadline niet gereageerd heeft, benader je persoonlijk. Reageert diegene daarna nog steeds niet, dan tel je hem als afmelding. Vermeld dat niet op de kaart, dat leest onvriendelijk, maar houd het wel als werkwijze aan.

Wat moet er op een trouwkaart staan?

Een trouwkaart moet in één oogopslag antwoord geven op: wie, wat, wanneer, waar en wat wordt er van mij verwacht. Dit hoort erop:

• Namen. Beide namen, zoals jullie ze zelf gebruiken. Voor- en achternaam helpt gasten die maar één van jullie kennen.
• De aanleiding. Trouwen of het aangaan van een geregistreerd partnerschap, in jullie eigen woorden.
• Datum en dag. Schrijf de dag van de week erbij.
• Tijd en locatie van de ceremonie. Volledig adres, niet alleen de naam van het landgoed.
• Tijden van de andere onderdelen. Borrel, diner, feest, met adres als dat elders is.
• Waarvoor iemand is uitgenodigd. Dag, avond of alles. Dit blijft het vaakst onduidelijk.
• Dresscode. Eén woord of één zin volstaat.
• RSVP: hoe en wanneer. Een link, mailadres of telefoonnummer, plus een concrete datum.
• Informatie over cadeaus, als je daar iets over wilt zeggen. Kort en luchtig.

Wat laat je juist weg van een trouwkaart?

De kaart is de uitnodiging, niet de handleiding. Laat weg: routebeschrijvingen, parkeerinstructies, hotelsuggesties, het tijdschema per kwartier, uitleg over waarom kinderen niet komen, en rekeningnummers. Dat hoort op een trouwwebsite of in een aparte informatiebrief van de ceremoniemeester.

Het tijdschema per kwartier hoort in het draaiboek van de dag en gaat naar de mensen met een taak, niet naar alle gasten.

Een QR-code of korte link naar de trouwwebsite lost dit elegant op: de kaart blijft rustig, en alles wat kan veranderen staat op een plek die je kunt bijwerken. Op EnHunBruiloft maak je gratis een trouwwebsite met RSVP en gastenlijst, zodat antwoorden in één overzicht binnenkomen in plaats van in vier WhatsApp-gesprekken.

Daggasten en avondgasten: één kaart of twee versies?

Maak twee versies. Het is de enige manier om misverstanden te voorkomen, en misverstanden hierover zijn pijnlijk voor beide kanten. Wie in welke groep valt, heb je bepaald bij het maken van je gastenlijst; die indeling neem je hier één op één over.

Twee versies drukken. Een dagversie met alle tijden vanaf de ceremonie, en een avondversie die begint bij het feest. Bij de meeste drukkers is een tweede versie een beperkte meerprijs als het ontwerp gelijk blijft. Dit is de veiligste route.

Eén kaart met een persoonlijke regel. Werkt bij kleinere gezelschappen: één ontwerp, waarbij je met de hand of met een los kaartje aangeeft vanaf welk tijdstip iemand welkom is. Goedkoper, maar foutgevoelig bij het inpakken.

Eén kaart met alle tijden. Doe dit alleen als iedereen voor de hele dag komt. Zodra er een splitsing is, gaat er iemand op het verkeerde moment aanbellen.

Wat je ook kiest: zet op de avondversie geen dinertijden, ook niet als bijzin. Dat is precies het detail waar mensen over struikelen.

Vijf voorbeeldteksten die je kunt overnemen

Voorbeeldtekst 1: de complete daguitnodiging

Sanne en Merel gaan trouwen.

Zaterdag 13 juni 2026

14:00 uur — ceremonie, Landgoed De Wildhoeve, Boslaan 12, Ede 15:00 uur — borrel op het terras 17:30 uur — diner 20:30 uur — feest

Dresscode: feestelijk, kleur mag

Laat je ons voor 23 mei weten of je erbij bent? Dat kan via sanneenmerel.nl

Voorbeeldtekst 2: de avonduitnodiging

Wij hebben elkaar die dag al ja gezegd, en 's avonds willen we het vieren met jou erbij.

Zaterdag 13 juni 2026, vanaf 20:30 uur Landgoed De Wildhoeve, Boslaan 12, Ede

Laat je ons voor 23 mei weten of je komt? sanneenmerel.nl

Voorbeeldtekst 3: liever een envelop

Een cadeauwens hoort luchtig te klinken; wat gasten in Nederland gebruikelijk geven, staat in ons overzicht van hoeveel geld je op een bruiloft geeft. Deze varianten werken:

Mocht je ons willen verrassen, dan hopen we dat het in een envelopje past.

Wij hebben samen al aardig wat spullen. Een bijdrage aan onze huwelijksreis vinden we het mooiste cadeau.

Jouw aanwezigheid is het cadeau. Wie toch iets wil geven: een envelop maakt onze verbouwing een stukje dichterbij.

Wil je liever concrete cadeaus dan geld, verwijs dan naar een cadeaulijst op de trouwwebsite in plaats van naar een winkel. Dat voorkomt dubbele cadeaus zonder dat het als een bestelling voelt.

Voorbeeldtekst 4: geen kinderen

Kort en zonder verontschuldiging werkt het beste. Uitleggen doe je desgewenst mondeling of in de informatiebrief.

Om uitgebreid met iedereen te kunnen praten, vragen we jullie de kinderen thuis te laten.

We vieren onze bruiloft graag zonder kinderen. Dank voor jullie begrip.

Onze bruiloft is een grotemensenfeest.

Maak je een uitzondering voor kinderen die een rol hebben, zoals bruidskinderen, benoem dat dan persoonlijk bij die gezinnen en niet op de kaart.

Voorbeeldtekst 5: de RSVP-regel

Laat ons voor 23 mei weten of je erbij bent, via sanneenmerel.nl. Geef daar ook je dieetwensen door.

Wij horen graag voor 23 mei of we op je mogen rekenen. Een berichtje naar 06 12 34 56 78 is genoeg.

RSVP voor 23 mei via de link op de achterkant. Ook als je niet kunt, horen we het graag.

Die laatste zin, "ook als je niet kunt, horen we het graag", scheelt in de praktijk het meeste nabellen.

Wat kosten trouwkaarten en porto in 2026?

Twee posten: het drukwerk en de postzegels.

Drukwerk. Een trouwkaart uit een bestaande collectie kost ongeveer €1 tot €3 per stuk. Met folie, preegdruk of zwaar papier loopt dat op naar €4 tot €5. Volledig maatwerk komt daarbovenop, omdat je dan ook ontwerp, correctierondes en proefdrukken betaalt. Gemiddeld gaat er rond de €226 naar trouwkaarten en €91 naar save the dates; het complete drukwerkbudget inclusief menukaarten en naamkaartjes ligt vaak tussen €350 en €500.

Aantallen. Je verstuurt één kaart per huishouden, niet per persoon. Bij 80 gasten kom je meestal uit op 40 tot 60 kaarten. Bestel vijf tot tien extra: voor vergeten gasten, het plakboek en de fotograaf.

Porto. Een postzegel voor een brief tot 20 gram binnen Nederland kost in 2026 €1,40. Tot 50 gram betaal je €2,80, dus twee zegels. Naar Europa ligt het tarief hoger. Bij 50 kaarten van elk één zegel ben je €70 aan porto kwijt, meer dan de meeste mensen begroten.

Weeg een complete kaart voordat je zegels koopt. Een kaart met envelop blijft meestal onder de 20 gram, maar met een dubbel kaartje, een los RSVP-kaartje, vellum of een lakzegel zit je er zo overheen. Ook vierkante en extra dikke enveloppen kunnen buiten het standaardformaat vallen. Neem één gevulde envelop mee naar een PostNL-punt en laat hem wegen; dat voorkomt dat je gasten moeten bijbetalen.

Digitaal of papier: wat kies je?

Beide werken, en de combinatie werkt het best.

Papieren kaart, digitale RSVP. Voor de meeste Nederlandse bruiloften de prettigste vorm. De kaart is het aandenken dat op de schoorsteen belandt; antwoorden gebeurt via een link, zodat dieetwensen en aantallen meteen goed in je lijst staan.

Volledig digitaal. Goedkoper, sneller en makkelijk aan te passen. Praktisch voor save the dates, een kleine bruiloft of gasten in het buitenland. Nadeel: bij oudere gasten raakt een mailtje ondergesneeuwd, en het voelt voor sommigen minder als een echte uitnodiging.

Volledig papier. Sfeervol, maar je bent daarna zelf de administratie. Antwoorden komen binnen via kaartjes, telefoontjes, appjes en gesprekken op verjaardagen, en die moeten allemaal in hetzelfde overzicht belanden.

Een tussenweg die goed werkt: papieren kaart naar iedereen, digitale save the date vooraf, en één plek waar alle antwoorden samenkomen. In het gastenoverzicht van EnHunBruiloft houd je per gast bij of iemand dag- of avondgast is, wat hij geantwoord heeft en welke dieetwensen er zijn. Wat het platform verder biedt staat op de pagina met de prijzen.