Draaiboek bruiloft: een compleet voorbeeld van 08:00 tot 01:00

Een draaiboek is het tijdschema van jullie trouwdag: per blok wat er gebeurt, hoe lang het duurt en wie erbij moet zijn. Hieronder staat een compleet voorbeeld voor een klassieke Nederlandse trouwdag van 08:00 tot 01:00, dat je regel voor regel kunt overnemen en aanpassen.

De tijden in dit voorbeeld zijn geen wensdenken. Ze zijn gebaseerd op wat fotografen, ceremoniemeesters en trouwlocaties in de praktijk zien: haar en make-up duren anderhalf tot twee uur, felicitaties ongeveer dertig seconden per stel, en een fotoshoot van een uur levert meer op dan een gehaaste van twintig minuten.

Voorbeelddraaiboek bruiloft: het complete tijdschema

Dit schema gaat uit van ongeveer 80 daggasten, een ceremonie op locatie en een avondfeest met extra gasten. Pas de tijden aan, maar houd de verhoudingen aan.

Hoe lang duurt elk onderdeel echt?

Hieronder de blokken waar de meeste tijd verdwijnt, met realistische duur.

Haar en make-up. Reken op anderhalf tot twee uur voor één persoon. Met meerdere mensen in de stoel loopt dit snel op tot een halve dag. Vraag de styliste om een eigen tijdschema en zet dat in het draaiboek.

Aankleden. Dertig minuten voor een jurk met knoopjes of een korset, vijftien tot dertig minuten voor een pak. Plan het niet als sluitpost.

Ceremonie. Bij de gemeente duurt een kosteloze plechtigheid ongeveer vijftien minuten, een eenvoudige zo'n twintig minuten en een uitgebreide ceremonie ongeveer drie kwartier. Dezelfde vormen en tijden gelden voor een geregistreerd partnerschap. Een vrije ceremonie met een eigen spreker duurt meestal 30 tot 45 minuten, een kerkdienst 45 tot 60 minuten.

Felicitaties. Reken ongeveer dertig seconden per stel. Bij 80 gasten zijn dat zo'n 45 stellen, dus ruim twintig minuten, en dan is er nog niemand blijven hangen. Plan een half uur.

Groepsfoto's. Twee tot drie minuten per groep, als iemand de namen omroept. Zonder die persoon kost elke groep vijf minuten en ben je een uur kwijt.

Fotoshoot met z'n tweeën. Een uur is comfortabel, dertig minuten levert de basis. Reistijd naar een andere plek telt daar bovenop en niet in.

Wat gaat er meestal mis in een draaiboek?

Vijf fouten komen bij bijna elke eerste trouwdag terug.

Te weinig reistijd. Mensen vullen de reistijd in op basis van een routeplanner op een dinsdagochtend. Tel er minimaal vijftien minuten bij op voor parkeren, in- en uitstappen met een jurk, en het verzamelen van de laatste gasten. Plan bij twee locaties liever een half uur extra dan tien minuten te weinig.

Geen buffer na de ceremonie. De ceremonie loopt bijna altijd uit, en daarna volgen felicitaties die niemand kan afkappen. Zet daarom direct na de ceremonie een blok van minstens een half uur waarin niets anders gepland staat. Dat half uur is jullie verzekering voor de rest van de dag.

De fotoshoot te lang maken. Twee uur weg zijn voor foto's klinkt romantisch, maar het betekent dat jullie tijdens de borrel afwezig zijn, precies wanneer de gasten net binnen zijn en iedereen jullie wil spreken. Een uur is genoeg. Wie meer portretten wil, plant een tweede kort moment van vijftien minuten bij zonsondergang, of een aparte shoot op een andere dag.

Avondgasten die binnenkomen tijdens het diner. Dit is het meest voorkomende ongemak van de hele dag: de speeches lopen uit, en om 20:00 uur staan er dertig mensen in de gang die niet weten waar ze heen moeten. Zet op de avonduitnodiging een aanvangstijd die minstens dertig minuten na het geplande einde van het diner ligt. Zorg dat de bar op dat moment open is en dat iemand hen ontvangt.

Niemand die de leiding heeft. Een draaiboek zonder eigenaar is een document. Wijs één persoon aan die de tijden bewaakt, leveranciers aanstuurt en beslissingen neemt als iets uitloopt. Dat is de ceremoniemeester, een dagcoördinator of een georganiseerde vriend, maar niet het paar zelf. Jullie zijn die dag de gasten van eer.

Hoe pas je dit draaiboek aan?

Draaiboek voor een kleine bruiloft

Bij minder dan dertig gasten kun je flink inkorten. Felicitaties duren tien minuten in plaats van een half uur, groepsfoto's zijn in een kwartier klaar en het diner kan aan één lange tafel zonder strak schema. Begin later, bijvoorbeeld met haar en make-up om 11:00 en de ceremonie om 15:00. Wat je juist niet inkort: reistijd en de buffer na de ceremonie. Die zijn niet afhankelijk van het aantal gasten.

Draaiboek voor een middagbruiloft

Wil je geen avondfeest, dan schuift alles naar voren. Ceremonie om 12:00, borrel van 13:00 tot 15:00, aansluitend een uitgebreide lunch of een diner om 16:00, en afsluiten rond 19:00. Het voordeel is dat je één set gasten hebt en geen overgangsmoment hoeft te regelen. Zet het eindtijdstip duidelijk op de uitnodiging, anders blijven mensen hangen tot er niets meer te drinken is.

Draaiboek voor een bruiloft op twee locaties

Bij twee locaties heb je twee extra dingen nodig: een vervoersplan en een tweede aanspreekpunt. Reken de reistijd voor gasten ruimer dan voor jullie zelf, want een groep vertrekt nooit tegelijk. Regel bij meer dan vijftien minuten rijden liever bussen dan losse auto's, dan komt iedereen tegelijk aan. Laat één persoon op de eerste locatie achter om vergeten spullen en late gasten op te vangen, en laat op de tweede locatie iemand klaarstaan die mensen naar de borrel wijst. Plan tussen ceremonie en aankomst op de feestlocatie minstens 45 minuten.

Wie krijgt het draaiboek en wanneer?

Het draaiboek is pas nuttig als de juiste mensen het op tijd hebben. Een werkbare volgorde:

Zes tot acht weken voor de dag. Deel een eerste versie met de ceremoniemeester. Loop het samen door en laat diegene de gaten aanwijzen, want dat is precies waar een frisse blik voor is.

Vier weken voor de dag. Stuur de betrokken leveranciers hun deel: fotograaf, videograaf, catering, DJ of band, locatie, vervoer en de ceremonieleider. Zij hoeven niet het hele document, wel de tijden die hen raken plus de contactgegevens van de ceremoniemeester.

Twee weken voor de dag. Stuur de definitieve versie naar iedereen met een taak: getuigen, ouders, mensen die een speech houden en wie er spullen meeneemt. Zet er nadrukkelijk bij wie ze bellen als iets misgaat, en dat dat niet het bruidspaar is.

De dag zelf. Print vijf exemplaren. Telefoons gaan leeg of liggen in een tas, papier niet. Leg één exemplaar bij de bar, één bij de catering en één bij de geluidsman.

Houd het draaiboek op één plek bij, zodat er geen vier versies rondzwerven. In de gratis planningstools van EnHunBruiloft staan draaiboek, gastenlijst en leverancierscontacten bij elkaar, zodat een wijziging in de tijden meteen bij de juiste mensen terechtkomt. Dezelfde definitieve aantallen gebruik je om de tafelindeling te maken, zodat beide documenten van dezelfde lijst uitgaan. Ben je nog eerder in het proces, dan helpt het stappenplan om een bruiloft te organiseren om de maanden ervoor in te delen.

Wat zet je nog meer in een draaiboek dan tijden?

Een goed draaiboek beantwoordt ook de vragen die op de dag zelf gesteld worden. Neem naast het tijdschema op:

• Contactgegevens van elke leverancier, plus wie hun contactpersoon ter plaatse is.
• Adressen en parkeerinformatie van alle locaties, inclusief waar de leveranciers kunnen laden en lossen.
• Wie neemt wat mee: ringen, trouwboekje, speeches, gastenboek, enveloppendoos, reservekousen, pleisters.
• Muziekmomenten: welk nummer bij binnenkomst, bij het tekenen, bij het uitlopen en bij de openingsdans.
• Een weerplan: waar staat de ceremonie als het regent, en wie beslist dat op welk tijdstip.
• Dieetwensen en allergieën, doorgegeven aan de catering en zichtbaar op de tafelindeling.